在联合办公空间中需要优化的关键要素之一是会议室。如果会议室未充分利用，您就是在浪费平方米，如果过度使用，同事的体验会更糟。因此，将会议室大小与其实际用途相匹配非常重要。找出会议室的最佳布局，联合办公空间可以改善同事的体验并使他们更快乐。他们从他们的平方米中获得更多。
　　联合办公空间的布局通常有不同的大小和内部设备：4、6、8到20人，有圆桌或方桌，有显示器或没有显示器，……但我们真的需要这么多种类吗？同事对他们的评价是否相同？我们可以改进设计和尺寸以获得更多利润吗？会议室预订时是否使用？有多少人参加会议？同事对他们感到满意吗？

　　会议室平均有75%的时间是空的1，这是事实。这意味着联合办公在此期间有一个死角。因此，如果我们能够知道我们实际会议室的占用情况，我们就可以以一种简单的方式在不降低同事体验的情况下增加我们的收入。

　　然而，除了入住率之外，还有其他变量很重要。我们还必须了解实际利用率和会议室持续时间。只要使用正确的信息，我们将获得更好的空间性能。

　　有用的KPI和信息

　　会议室的实时占用。

　　平均占用率和极值：平均每周、每天、每小时占用率、使用模式（周期、天数和小时数）。

　　会议时长：典型、平均、最长等。

　　会议规模（参加人数）：平均值、最小值、最大值、统计分布等。

　　有关每个会议室的信息和不同级别的汇总信息。

　　入住率和利用率的区别

　　或许此时此刻，有必要解释一下入住率和利用率的区别：

　　占用率是空间被使用的时间百分比。

　　利用率是指空间被使用的频率和时间。

　　这两个KPI都是必要的，我们需要将它们结合起来，以了解我们的空间是如何使用的，并制定更好的空间管理策略。

　　如何使用KPI优化我们的会议室设计以提高空间性能……和收入？

　　第一步是安装合适的系统。该系统应该能够收集有关会议室占用和使用情况的精确、连续和一致的数据。之后，将数据转换为信息以根据它们做出决策。

　　让我们用一个例子来看看。经过一段时间的分析后，Cubelizer会提供以下信息，以仪表板或其他可用方式（API或特定报告）显示：

　　那很好……但是我们可以从这些数据中得到什么？

　　会议室平均规模为2.75人。

　　偶尔会有5-6人开会。

　　会议人数上限为7人。

　　平均利用率为55.75%。

　　圆桌房比方桌房的入住率更高，会议规模更大。

　　开放式会议室的利用率低于封闭式会议室。

　　空间未得到充分利用，大会议室的利用率低于小会议室。

　　因此，根据之前的分析，空间经理计划了一些对联合管理和同事日常体验产生显着积极影响的变化：

　　减少会议室大小：不需要更大的6人大小的会议室。

　　将8人的会议室分成两个4人的会议室。

　　将开放式会议室改造成灵活的工作空间。

　　把方桌换成圆桌。

　　结果

　　当工作场所随着时间的推移使用适当和准确的指标进行管理时，很容易看到会议室的使用方式以及会议室的最佳布局，可以让管理人员更好地利用空间并保证同事的舒适度。

　　上述案例清楚地显示了数据驱动的决策如何以两种主要方式产生影响：

　　更多可用空间可作为灵活的工作空间租用。

　　由于会议室的设计和实际使用之间更好地契合，从而改善了同事的体验。