什么时候开始搜索

　　越早开始搜索越好。为了能够做到这一点，您需要充分了解您的预算、估计的活动规模和空间要求。如果您提前四到六个月预订场地，您将有更多时间计划其他重要事项，例如餐饮、活动营销和网站。
　　需要考虑什么

　　地点

　　您可能在接到计划活动的任务时就已经考虑过这一点。如果是本地活动，您应该寻找距离与会者家或工作地点合理距离的会议中心。如果您的大多数与会者将来自外地，那么您应该寻找一个靠近良好交通连接且附近也有酒店的场所。

　　如果您想减少与会者迟到的可能性，请为他们提供移动活动（如今已成为标准）。如果他们拥有触手可及的GPS、行车路线和停车指示，您的与会者会对整个活动感到更加积极。

　　停车处

　　你的场地有停车场吗？如果是这样那就更好了。如果没有，那么您需要在附近找个地方让与会者停车。您可以：

　　-预订当地停车场，并在您的票价中包含此费用

　　-查看当地出租车公司，看看他们是否可以为您的与会者提供折扣

　　容量和最低限额

　　了解您的场地提供的房间容量很重要各种原因。首先，如果您有500人参加您的活动，他们将无法容纳250人的房间。此外，您的场地也将遵守健康和安全规范。

　　如果您的场地提供餐饮服务，他们也可能有餐饮最低消费金额。如果您的支出达到一定水平，您应该尝试协商诸如免费wi-fi或音频视频支持之类的事情。

　　服务和设施

　　如果您的场地有厨房，那么他们很可能会为您的活动提供服务，并且他们可能会免除您的设施费，并且只收取每位与会者的首付和食物费用。如果您的场所没有厨房，那么他们可能会与当地食品供应商建立合作伙伴关系，并要求您使用。请确保您提前查看提供的食物，因为如果它不够好，它可能会对您的参与者的体验产生负面影响。

　　还要检查您的场地是否有您可以使用的椅子、桌子和床单，好像他们这样做可以为您节省很多钱-只要它符合您的主题。AV设备也是如此——如果它是内置在场地内的，那么您就不必自己采购了。

　　布局

　　尽管场地搜索在活动规划过程的早期就进行了，您仍然需要了解您将开展的活动类型、您需要什么设施以及您的与会者还需要什么。

　　在缩小您的场地选择范围时，请确保您有每个场地的平面图，以便您可以浏览您的收藏夹并标记插头插座的位置以及AV设备的位置。平面图和布局会影响活动的某些方面，例如活动中的交通流量以及是否可以为扬声器使用舞台。

　　氛围

　　确保您考虑到场地的装饰，例如建筑风格和室内设计所传达的内容。毕竟，您想要在展览中营造的氛围与晚会不同。场地当前的氛围与您的活动越不匹配，您就需要越多的装饰来改善它。

　　保险

　　如果您没有保险，许多场所甚至不会与您做生意。他们通常会要求您承担一定的责任，并指定他们为活动提供额外保险。最好在活动策划过程中尽早将其落实到位，以确保所有措辞都正确无误。

　　可

　　访问性可访问性意味着每个人都可以访问您的活动，即使他们有特殊需要或残障。因此，在开始计划之前，您需要了解与会者的需求-对您组织举办的近期活动进行广告审查可能会帮助您解决这个问题。

　　费用和活动日期灵活性

　　能够灵活安排您的活动日期可能意味着您可以为您的活动协商更优惠的价格。场地的日历中可能有他们想要填写的日期，因此可能会在这些日期为您提供折扣价。

　　如您所见，在寻找会议室时需要考虑很多因素。但是，如果您在进行研究时将上述所有因素都考虑在内，那么您最终应该会为您的活动找到完美的场地。