温都水城：如何策划一场高效的会议
发布时间：2021-06-20 23:46:42 浏览次数：0
组织会议与会议本身一样重要。然而，会议通常是无组织的，没有目的或议程，而且经常偏离主题。正因为如此，会议是工作场所的第一大浪费时间。我们知道您可能参加并组织了很多会议，因此这里有几个简单的步骤可以让您的会议计划更加高效和成功。
决定你是否真的需要召开这个会议
经常不必要地安排会议。“让我们安排一次会议”已成为许多业务问题的默认回应。有一些想法要分享吗？让我们安排一次会议。正在努力完成您的任务？让我们安排一次会议。想让您的同事了解情况吗？让我们安排一次会议。当然，在许多情况下，会议可能是正确的解决方案，但并不总是正确的答案。当您为来年制定战略计划时，很明显您需要见面。花一些时间弄清楚为什么需要这次会议。问问自己这样的问题：“我是否需要外部投入才能取得进展？”、“前进是否需要实时面对面的会议？”。也许一封电子邮件甚至只是你办公桌前的一段对话就可以完成这项工作。
开始计划简单的细节
所以，你已经决定你需要这次会议。对于您的会议计划，您可以从简单的细节开始：
谁应该参加？决定谁需要出席，并确保您信任的人会做会议记录。
会议应该在哪里举行？选择健康的工作条件。让人们可以轻松地听到、看到、互动和四处走动。
会议应该几点开始？
会议应该几点结束？
您在会议期间需要任何工具吗？
有一个明确的目标
确定它应该是什么类型的会议。你要头脑风暴吗？是Scrum会议吗？您是否正在开会以分享重要信息？在开始编写议程之前问问自己：这次会议的目标是什么？到会议结束时，您的小组需要取得哪些成果？把它们写下来，这些目标会给你一个实现的理由。了解您召开会议的原因、希望达成的结果以及期望会议采取的行动。
设定议程
该会议的议程是非常重要的。这是会议的大纲计划。事先将议程发送给与会者，并询问他们是否要添加议程项目。通过议程，您可以让参与者知道将要讨论的内容，并为会议提供一个重点。按从最重要到最不重要的顺序排列议程要点列表。这样，您将确保首先处理最重要的主题。为了使其更加结构化，请指定您想在每个议程点上花费多少时间并将其写下来。例如：
介绍（2分钟）
查看上个月的转化率（10分钟）
…
发送邀请
向每位与会者发送邀请，说明将举行会议、会议目标、会议议程以及会议时间和地点等详细信息。此外，如果人们需要为会议准备一些东西，请发送相关文件或包含其他信息。确保人们有足够的时间为会议做准备。请受邀者接受或拒绝会议。
计划参与策略来处理每个主题
人们在会议期间很容易分心或感到无聊。您可以通过考虑可以在会议期间使用的策略来防止这种情况发生，从而使参与者保持参与。可以使用不同的方法来确保您在会议中获得最多的意见或讨论。一些建议：
要获得反馈，请提前进行调查或在会议上收集想法。会议负责人可以绕着桌子走，让每个参与者分享一个想法，直到列表完成。将提到的想法列在活动挂图上，有助于会议上的每个人都轻松地看到它们。
为了更多地参与决策，请考虑列出所有想法并给参与者投几票。最后，该小组的首选优先事项是明确的。
其他需要考虑的事情
如果您按照上述步骤操作，您的会议计划将大有可为。以下是您的会议需要考虑的其他一些事项：
准时开始！
跟进任务和协议。
因此，要召开成功的会议，请事先花时间澄清其目的并计划议程。计划周密的议程，包括让团队成员参与的任务和流程，将有助于创建更有效的会议和良好的结果。
决定你是否真的需要召开这个会议
经常不必要地安排会议。“让我们安排一次会议”已成为许多业务问题的默认回应。有一些想法要分享吗？让我们安排一次会议。正在努力完成您的任务？让我们安排一次会议。想让您的同事了解情况吗？让我们安排一次会议。当然，在许多情况下，会议可能是正确的解决方案，但并不总是正确的答案。当您为来年制定战略计划时，很明显您需要见面。花一些时间弄清楚为什么需要这次会议。问问自己这样的问题：“我是否需要外部投入才能取得进展？”、“前进是否需要实时面对面的会议？”。也许一封电子邮件甚至只是你办公桌前的一段对话就可以完成这项工作。
开始计划简单的细节
所以，你已经决定你需要这次会议。对于您的会议计划，您可以从简单的细节开始：
谁应该参加？决定谁需要出席，并确保您信任的人会做会议记录。
会议应该在哪里举行？选择健康的工作条件。让人们可以轻松地听到、看到、互动和四处走动。
会议应该几点开始？
会议应该几点结束？
您在会议期间需要任何工具吗？
有一个明确的目标
确定它应该是什么类型的会议。你要头脑风暴吗？是Scrum会议吗？您是否正在开会以分享重要信息？在开始编写议程之前问问自己：这次会议的目标是什么？到会议结束时，您的小组需要取得哪些成果？把它们写下来，这些目标会给你一个实现的理由。了解您召开会议的原因、希望达成的结果以及期望会议采取的行动。
设定议程
该会议的议程是非常重要的。这是会议的大纲计划。事先将议程发送给与会者，并询问他们是否要添加议程项目。通过议程，您可以让参与者知道将要讨论的内容，并为会议提供一个重点。按从最重要到最不重要的顺序排列议程要点列表。这样，您将确保首先处理最重要的主题。为了使其更加结构化，请指定您想在每个议程点上花费多少时间并将其写下来。例如：
介绍（2分钟）
查看上个月的转化率（10分钟）
…
发送邀请
向每位与会者发送邀请，说明将举行会议、会议目标、会议议程以及会议时间和地点等详细信息。此外，如果人们需要为会议准备一些东西，请发送相关文件或包含其他信息。确保人们有足够的时间为会议做准备。请受邀者接受或拒绝会议。
计划参与策略来处理每个主题
人们在会议期间很容易分心或感到无聊。您可以通过考虑可以在会议期间使用的策略来防止这种情况发生，从而使参与者保持参与。可以使用不同的方法来确保您在会议中获得最多的意见或讨论。一些建议：
要获得反馈，请提前进行调查或在会议上收集想法。会议负责人可以绕着桌子走，让每个参与者分享一个想法，直到列表完成。将提到的想法列在活动挂图上，有助于会议上的每个人都轻松地看到它们。
为了更多地参与决策，请考虑列出所有想法并给参与者投几票。最后，该小组的首选优先事项是明确的。
其他需要考虑的事情
如果您按照上述步骤操作，您的会议计划将大有可为。以下是您的会议需要考虑的其他一些事项：
准时开始！
跟进任务和协议。
因此，要召开成功的会议，请事先花时间澄清其目的并计划议程。计划周密的议程，包括让团队成员参与的任务和流程，将有助于创建更有效的会议和良好的结果。