第一阶段

　　决定是否需要召开会议，然后确定工作计划、目的和要实现的目标。

　　制定议题议程。

　　计划会议的结构，选择一天中最合适的时间，定义其持续时间和时间分布。

　　第二阶段

　　定义将要解决的各种主题的详细信息以及要分配的任何责任。

　　第三阶段

　　通过正式邀请提前建立和召集参与者，尽量将人数限制在可以做出贡献的人中。

　　确保您拥有解决问题所需的所有专业知识。如有必要，您可以询问邀请参加会议的同事或其他参与者。

　　为参与者提供所有有用和必要的信息，例如：

　　会议的原因、目的和目标；

　　日期，

　　起始时间，

　　持续时间和结束时间，

　　地方，

　　明确的主题（议程）。

　　第4阶段

　　要求参与者准备主题和相关要点。

　　题目最好以问题的形式写出来，方便排查问题。

　　第5阶段

　　以旨在打破僵局的短语和开场辩论开始会议。

　　总结召开会议的原因，并说明目的和要达到的目标。然后，向参与者介绍议程的主题及其时间分配。

　　第六阶段

　　就每个主题的时间、分布和持续时间进行会议。

　　尽可能避免电话、外部访问等干扰会议。

　　确保所有参与者都有发言权，鼓励那些没有发表意见的人。在会议期间

　　做简要总结，总结表达的概念和想法。

　　为确保每个人都理解一个人表达的概念，会议的驱动程序也将用他自己的话进行总结是合适的。

　　第七阶段

　　这个阶段经常被低估和忽视，但它是最重要的阶段之一。

　　做一个主要议题总结并列出结论的会议，并安排行动计划。

　　其中最常见的错误，那些谁领导会议承诺，有缺乏工作计划的定义。

　　通常，由于缺乏时间或疲倦以及参与者和指挥的注意力不集中，您会忘记或没有足够清晰的想法来定义和制定行动计划。

　　没有分析决定或行动计划的会议是不可能有效的。

　　安排好的行动计划应包括：

　　WHO

　　做

　　什么

　　什么时候

　　必须明确谁应该做什么以及可能对那些做出回应的人做什么。

　　会议的目的还在于确保所有参与者都朝着一个方向前进，即共同的方向。

　　第八阶段

　　连这个阶段也经常被低估。

　　实现分用细节和决定，结论和行动计划的会议，然后将其分发给所有参与者和谁可能作出的决定或会议的结论影响的其他人员。

　　该分钟应在2天内分发。

　　第九阶段

　　这是最容易被忽视和遗忘但非常重要的阶段。根据戴明轮原理，

　　每次要求制定行动计划的会议都必须紧随另一次会议，以评估情况，检查工作计划的进度并确保有效实现目标。PDCA。

　　这种跟进或反馈使我们能够了解所定义的行动计划的优点并确保参与者执行该计划。