策划商务会议可能是一项艰巨的工作，但它也可能是一个重要的职业机会。召开成功的商务会议可以提高您在公司的知名度并引起高层管理人员的注意，因此仔细计划很重要。花时间创建您需要的项目列表将使其余的计划过程变得更加容易。

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　　确定谁将参加商务会议。出席是仅限于一个办公室，还是会邀请多个办公室？哪些客户和潜在客户将出席？

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　　确定商务会议的目的。商务会议可用于建立组织的意识，也可用作团队建设练习。在开始计划之前，了解会议的目标至关重要。

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　　为商务会议寻找合适的场地。选择中心位置可以节省机票和汽车租赁费用。联系拟建的会议酒店，并确保其设施足以满足参会人数的需求。

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　　选择日期和地点后，立即向与会者名单发送会议邀请。请务必在每封电子邮件或实物邀请中附上前往场地的路线。设置返回会议邀请回复的日期，并在您的日历上设置一周前的提醒o您可以跟进那些尚未回复的人。

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　　列出商务会议所需的物品清单，然后联系会议地点以确定他们将提供哪些物品。永远不要假设会场提供了合同中没有明确规定的任何东西。场地可能提供投影仪和计算机设施，但除非条款明确规定将提供这些物品，否则您可能需要自带设备。

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　　制定应急计划，将任何最后一刻的物品送到会议场地。如果发生设备故障或其他问题，准备好通过隔夜交付运送的替换投影机可以成为救生员。