策划一场北京市成功的商务会议要有哪些因素?
发布时间:2021-06-07 16:09:39 浏览次数:0
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确定谁将参加商务会议。出席是仅限于一个办公室,还是会邀请多个办公室?哪些客户和潜在客户将出席?
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确定商务会议的目的。商务会议可用于建立组织的意识,也可用作团队建设练习。在开始计划之前,了解会议的目标至关重要。
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为商务会议寻找合适的场地。选择中心位置可以节省机票和汽车租赁费用。联系拟建的会议酒店,并确保其设施足以满足参会人数的需求。
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选择日期和地点后,立即向与会者名单发送会议邀请。请务必在每封电子邮件或实物邀请中附上前往场地的路线。设置返回会议邀请回复的日期,并在您的日历上设置一周前的提醒o您可以跟进那些尚未回复的人。
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列出商务会议所需的物品清单,然后联系会议地点以确定他们将提供哪些物品。永远不要假设会场提供了合同中没有明确规定的任何东西。场地可能提供投影仪和计算机设施,但除非条款明确规定将提供这些物品,否则您可能需要自带设备。
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制定应急计划,将任何最后一刻的物品送到会议场地。如果发生设备故障或其他问题,准备好通过隔夜交付运送的替换投影机可以成为救生员。