在说会务到底干啥之前，有一个认识需要先说。会务，本质是一种服务业。为什么说是服务业呢，代表交钱（会费），获得参与会议的机会。在这里，北京温都水城将分享一些会务工作本质以及其在预定商务会议场地方面的事项。
一、何为会务
 
会务参与会议的机会在学术上的意义可能更加重大，但在会务上理所当然的包含享受酒店及会务团队服务的款项。
 
　　而这些款项又转换成了场地费，备品费，以及各式各样的费用。说到底就是拿钱办事，这就是服务业。所以会务并不神圣，也不苦逼，他们只是服务业的从业人员，尽本分而已。不要想太多，按照其他小伙伴的说法，“诚意”是服务业的第一要务，会务上也一样。并且，会务团队也应该有“妥协”精神。办会的过程中没有十全十美的，例如场地，什么都没问题的场地太贵，符合预算的场地又在部分方面有着不足（例如没有无线网），众口难调的时候，会务团队就需要进行必要的妥协，在这些条件下选择最符合这场会利益，最符合代表利益的结果。而这些不足的部分，会务团队有必要在力所能及的方面进行填补。
 
　　“诚意”和“妥协”，是会务团队成员所具有的素质。除此之外，会务团队成员应该对酒店业及会展业常识有一定的了解。模联会议本质上也是会展业的一种，算作研讨会什么的也差不离，按照科班的准备方式和Checklist总不会错。去找个学旅游管理或者酒店管理的学长/学姐吧，会务总则就那么多，很简单。下面说说分则吧，这会很复杂的，慢慢看。我们先梳理一下办一场模联会所需要的会务方面的事项。我以高校主办院校会为例，这样会比较好处理。
 
首先是管理层确定办会决心，设计规模（人数；会场数），设定地点（学校/酒店），设定参会人群（高中/大学；新手/老手；地域区分）。后勤团队开始寻找合适的会议举办地点，并与该地点所有者进行谈判及预订。此过程由于发生额巨大，应由财务团队及管理层进行审核，会签，审核通过后财务团队放款。各部门向财务团队申报预算，财务团队与管理层决定会议总预算，商定会费。技术团队确定会议VI设计，（如有需要）搭建会议网站及代表信息管理系统。代表管制团队按照之前的数据和经验预估代表人数及分布，供其他部门进行参考。
 
二、商务会议场所预定
 
　　会议类型不同，需要的场地也会有很大差异，如果真的是想要保证会议正常进行，有一个圆满的结果，肯定还是要选择优质的商务会议场地。会议场地预定要考虑的因素较多，除了要对比价格，更是要考虑清楚对方提供的服务，以及场地是否符合我们的需要。而且预定的方式大家也要提前了解，会务更要知道预定之后都需要注意哪些方面的问题。
 
　　网络预订，优惠更多。会议场地预定可以直接通过网络，现在有很多大型公司的商务会议也都是采用这样的预定方式。很多专业性的会议场地出租网站都有综合性的评价，还可以直接通过网站来进行预约，看到每一个会议场地的实拍图片，这样对我们后期选择也都是有帮助的。而且现在网络预约价格也要更划算，性价比更高，还可以进行多方面的对比，是最好的选择。
 
　　直接预约，签订合同。如果会务已经确定了要选择的会议场地，也可以拨打对方的热线电话，直接到对方公司来签订合同，这样的会议场地预定方式相对来讲也是比较让我们放心的。直接预约建议还是要先考察场地，确定会议场地没有任何问题，对方也可以给我们提供相应布置服务，最后也要将协商内容写明在合同中，以避免出现后期矛盾。
 
　　只要是选择到了合适的商务会议场地，会务都是需要提前进行会议场地预定，而且可能至少需要提前一个月以上的时间才能保证有场地。温都水城建议，会务必须要注意每一个条款，尤其是协商的优惠政策要写明在其中。更主要的就是写明相应的一些费用，如果费用上出现了纠纷，直接按照合同办事才能保障我们的权益。